Machine à Affranchir – Entreprises – Tout ce qu’il faut savoir !

La machine à affranchir : Pour qui pour quoi?

De plus en plus plébiscitée par les entreprises, la machine à affranchir est un outil de bureau qui présente des avantages indéniables dont les principaux sont:  Une économie de temps (1) et Une économie d’argent (2).

En effet, la machine à affranchir permet, en un temps très rapide, d’affranchir un nombre record de lettres, ceci sans avoir à faire des manipulations en nombre. Cette nouvelle technologie est d’autant plus surprenante car la machine à affranchir présente directement les bons tarifs d’affranchissement. Mémorisés, ils peuvent être mis à jour très simplement tandis que la facture des affranchissements est gérée directement par la poste. C’est aussi simple que cela !

Pour les sociétés souhaitant optimiser leurs coûts, la machine à affranchir est idéale à plus d’un titre. On en trouve dans différentes tailles par plusieurs fournisseurs, dont la vocation est de vous aider à gérer vos dépenses d’affranchissement simplement et efficacement.

Les bonnes raisons d’adopter la machine à affranchir

Cet outil professionnel présente de nombreux avantages qui ont le don de faciliter la vie des entreprises, avec un fonctionnement simple et pratique, pour des économies non négligeables.

1 – Economie de temps

Un affranchissement sur place, qui permet d’éviter de devoir se rendre au guichet postal. On économise donc sur le temps de déplacement nécessaire et les files d’attente pour faire affranchir le courrier. Le système est très simple : il suffit de faire soi-même l’opération grâce à la machine à affranchir. On évite également de perdre du temps pour gérer la caisse et les flux de dépenses. La facture parvient une fois par mois directement à la personne responsable, avec les indications de volumes et tarifs. Plus de temps perdu non plus à calculer le montant à affranchir et l’angoisse de la rupture de stock de timbres ne sera plus qu’un vieux souvenir. Pour quantifier l’économie de temps, on peut faire une estimation globale d’1h30 de moins par mois dès 20 courriers envoyés chaque jour, et d’environ 5h par mois dès 30 courriers envoyés par jour. Vous n’avez plus qu’à déposer vos envois au guichet « Espace Entreprise » et le tour est joué.

Affranchissement de tous types de courrier :

Il n’y a pas de limites pour affranchir ! La machine possède tous les paramètres (avec des mises à jour régulières) afin de vous permettre de traiter autant les courriers ordinaires que les colis. Les affranchissements pré-programmés concernent également les lettres prioritaires, les courriers recommandés, ainsi que les colissimo ou encore les écopli.

2 – Economie d’argent

Grâce à la balance, on peut retrouver le tarif adéquat pour l’enveloppe, au gramme près. En choisissant la tarification la plus adaptée, il est possible d’arriver à une économie allant jusqu’à 12% des frais d’affranchissement annuels. De plus, la Poste propose des conditions avantageuses, en particulier une remise si la consommation mensuelle dépasse un certain montant. Le suivi des dépenses est assuré et optimisé, de sorte à voir les détails de façon simple et rapide.

3 – Valorisation de l’image de l’entreprise

En plus d’être un appareil qui optimise le travail administratif et permet de faire des économies sur le poste bureautique, se servir d’une machine à affranchir permet de valoriser l’image de l’entreprise. D’une part, car l’impression présente une image très professionnelle vis-à-vis des clients et interlocuteurs, sous la forme d’une empreinte reconnaissable et nette. De plus, il est possible de faire mémoriser des données et des visuels dans la machine, par exemple le logo, l’adresse de l’expéditeur, ou un message de promotion spécifique. Enfin, l’impression est effectuée en qualité jet d’encre, avec un séchage ultra rapide donnant un rendu propre et net. La qualité est véritablement au service de l’entreprise.

Pour qui est destinée une machine à affranchir ?

Toutes les sociétés qui ont besoin d’affranchir plus de 20 courriers par jour trouveront avec la machine à affranchir une réelle opportunité d’optimiser leur activité. De plus, aujourd’hui aucune machine ne doit être achetée ; les sociétés intéressées à en avoir une à disposition peuvent l’avoir en location, ce qui permet d’éviter tout investissement de départ trop onéreux. En soi, les PME peuvent toutes trouver de l’intérêt, de par la nécessité de gérer les envois de correspondances commerciales, factures, fiches de salaire ou encore des publicités et autres documents administratifs.

Combien coûte une machine à affranchir ?

Pour calculer le coût d’une machine à affranchir, il faut prendre en considération plusieurs éléments, notamment:
– La taille de la machine à affranchir choisie
– Les services optionnels sélectionnés
– Les accessoires souhaités (la balance, la plieuse, notamment)
– Le nombre d’empreintes publicitaires à mémoriser
– Le volume de courrier qui doit être affranchi quotidiennement
– Les fournitures (étiquettes)

Avec ces critères on va pouvoir connaître le prix de la location mensuelle englobant également la maintenance, allant de 25 à plus de 200 € HT.

Le prix de location mensuelle par taille de machine s’élève en moyenne comme suit :
– 25 € HT pour les TpMAC (Très petite machine à affranchir connectée) avec le coût de maintenance inclus
– 40 € HT pour les PMAc (petite machine à affranchir connectée), également avec le contrat de maintenance inclus
– 200 € HT pour les MAI (Machine à affranchir intelligente)

A noté que ce sont des moyennes de prix indicatives qui peuvent varier. Certains distributeurs proposent des formules de location plus ou moins chères.

Quels sont les coûts supplémentaires ?

A la location mensuelle il faut ajouter certains coûts, et notamment celui de la redevance postale (27 € par année). Le paiement de ce montant autorise le client à utiliser le courrier comme support publicitaire / de communication. En plus de la redevance, il faut également tenir compte du taux d’affranchissement, lequel est dégressif (Comptez en moyenne 0,06 € par courrier).

Par exemple, en affranchissant 50 lettres par jour, on économise jusqu’à 1 € soit environ 250 € par année. Enfin, les produits d’entretien et toutes les fournitures comme les étiquettes d’affranchissement, l’encre et les enveloppes doivent aussi être ajoutés aux différents coûts supplémentaires à la location de la machine. En revanche, ce n’est pas le cas des coûts d’entretien, qui sont déjà inclus dans la location mensuelle.

D’où nous vient la machine à affranchir?

C’est du Nouveau continent que nous vient la toute première utilisation de la machine à affranchir. Le mécanisme de l’époque comportait trois distributeurs d’empreintes, chacun étant pré-daté et installé dans plusieurs bureaux de poste de la ville de New York en 1897. Il faudra attendre le tout début des années 1920 pour voir apparaître les utilisations permanentes. En décembre, une entreprise spécialisée dans l’organisation et la gestion du courrier d’entreprise, Pitney Bowes, est pionnière en la matière. Pour ce qui est de la France, c’est en 1924 que la toute première machine à affranchir est utilisée par une entreprise, il s’agit de l’agence Havas. Dès lors, les machines à affranchir n’ont cessé de se développer grâce aux différentes technologies, avec de nombreux accessoires et options optimisées : une balance, une plieuse, la possibilité d’ajouter des empreintes publicitaires.

Comment fonctionne la machine à affranchir ?

La machine à affranchir permet de faciliter la vie des entreprises. Pour affranchir un envoi, il suffit d’utiliser le clavier ou l’écran tactile, de sélectionner l’option d’affranchissement correspondant puis de disposer la lettre ou l’étiquette sur laquelle la machine va imprimer l’empreinte postale. Sur certaines machines, une balance permet de peser le courrier et ainsi de déterminer le tarif exact à appliquer au gramme près. Simple à utiliser, la principale contrainte de la machine à affranchir est de mettre à jour correctement les tarifs postaux. Pour cela, l’entreprise qui loue la machine donne au client les indications pour procéder à ces mises à jour. Elles s’effectuent soit automatiquement, soit par le biais d’une carte à puce transmise par l’entreprise. Tout l’intérêt d’une bonne utilisation de la machine à affranchir réside dans le fait d’être 100% à jour au niveau de la mémorisation des tarifs. En dehors de cela, le fonctionnement est simple et optimisé, avec la balance, l’écran tactile et l’impression immédiate du timbre (empreinte postale) en y glissant le courrier directement.

De quoi est composée l’empreinte postale ?

La machine à affranchir imprime ce qu’on appelle une empreinte postale soit directement sur l’enveloppe, soit sur une étiquette qui pourra être collée ensuite. Trois éléments composent l’empreinte :

– La première partie indique différentes mentions qui sont usuelles sur un timbre-poste à savoir : la valeur et le nom du pays d’émission.

– Sur la deuxième partie, on peut lire la date ainsi que le lieu de l’oblitération. Il faut savoir qu’un courrier affranchi par ce système doit être transmis à l’opérateur postal le jour même de l’oblitération. Cette partie est donc dédiée au statut de timbre dit : préoblitéré, comme c’est le cas avec une machine à affranchir.

– Pour la troisième partie, les informations imprimées indiquent les informations d’abonnement qui lient l’entreprise à l’opérateur postal. Les indications imprimées correspondent donc au numéro de série de la machine à affranchir, ainsi que le no d’abonnement.

De plus en plus fréquemment, en raison du traitement numérique des courriers, certaines machines impriment un tag. C’est un code-barre sous la forme d’un carré rempli de petits pixels blancs et noirs. Ces motifs correspondent à des données sur l’envoi qui doit être fait.

La machine peut, selon les options choisies par le client, compléter l’empreinte par une impression personnalisée, avec un logotype de l’entreprise ou encore un slogan publicitaire.

Pourquoi parle-t-on de machine connectée ?

C’est une nouvelle norme qui permet ainsi à la machine à affranchir d’être conforme aux exigences de la Poste. On relie l’appareil au système de gestion informatique conçu par la Poste. Cela se fait grâce à un branchement au réseau téléphonique, par un modem. De cette façon, la Poste peut :

– Faire un relevé mensuel des dépenses et affranchissements faits par la machine
– Préparer une facture détaillée sur la consommation, qui sera envoyée au client
– Mettre à jour automatiquement les nouveaux tarifs, sur simple téléchargement
– Eviter au client de remplir manuellement la fiche de décompte, qui peut être source d’erreur ou d’inexactitude.

Les avantages de pouvoir utiliser une machine à affranchir

Pour les entreprises, disposer de cet équipement de bureau est un réel avantage pour gérer la correspondance avec les partenaires, fournisseurs et clients. L’affranchissement des courriers est simplifié, précis et très rapide.

Il peut être fait à toute heure de la journée, sur simple sélection des tarifs à appliquer sur la machine. Chaque fin de mois, la société reçoit une facture détaillée avec les affranchissements effectués. En cas de nécessité, il est aussi possible d’utiliser le système de télé-relevé pour voir les dépenses quotidiennes. Cela offre la possibilité de maîtriser le budget en cours de mois. Vis-à-vis des clients et partenaires, le visuel sur le courrier donne une impression très professionnelle, avec l’ajout du logo et des données sur l’entreprise. Enfin, l’affranchissement est bien plus économique par ce système que par le tarif public, en effet une remise sur volume est effectuée automatiquement, permettant d’économiser jusqu’à € 250 par année.

Quelles sont les bonnes questions à se poser avant de louer une affranchisseuse?

Aucune entreprise ne fonctionne à l’identique des autres. C’est pour cela que chacune d’elles doit déterminer ses souhaits, ses besoins, son budget et ses objectifs. Voici une liste de questions qui pourraient aider les sociétés à choisir le bon modèle :

Combien d’envois sont effectués chaque jour ou chaque semaine ?

Il n’est pas nécessaire d’envisager la location de la machine en-dessous de 20 courriers par jour ; l’opération ne s’avérera pas rentable.

Quels sont les envois types hormis les lettres classiques ? Procède-t-on souvent à l’envoi de courrier à l’étranger ?

Il est judicieux d’analyser le type d’envois effectués et la fréquence de ceux-ci. Les tarifs changent également pour les envois hors France, et si vous utilisez des prestations comme « recommandé« , il faudra paramétrer encore différemment.

Combien de centres de coût faut-il gérer et mettre en place afin de gérer la facturation ?

Chaque machine peut être configurée avec plusieurs comptes d’utilisateur ou centres de coût, ce qui a pour avantage de permettre un suivi optimal de la consommation par les différents services ou personnes. Les dépenses du poste « affranchissement » seront donc intégrées à la comptabilité analytique, pour un calcul efficient des charges opérées par chaque centre de coût.

Quels sont les besoins en équipements complémentaires ? 

En fonction du nombre et du type d’envois, il sera utile d’avoir une balance à disposition. Quelques modèles proposent une balance dynamique, très efficace pour accélérer la vitesse de pesée. C’est un accessoire sophistiqué qui est recommandé pour les grandes quantités de courrier à traiter.

Combien d’empreintes publicitaires sont-elles nécessaires ?

Faire imprimer la marque, le logo ou un slogan publicitaire est tout-à-fait possible. C’est l’occasion d’économiser en frais de matériel marketing, et utiliser des enveloppes standard. Moyennant le paiement de la redevance annuelle exigé par la poste (compter environ € 30 par empreinte), il est possible d’en faire programmer plusieurs.

Quelle machine adaptée à mon budget ?

Il est intéressant de calculer le coût approximatif du moins pour la première année d’utilisation, et refaire l’exercice 1 an après. Enfin, l’analyse démontrera l’économie réalisée en comparaison de l’ancien système auparavant choisi par l’entreprise.

Quels sont les modèles disponibles ?

Il existe de nombreuses entreprises proposant des modèles de machines à affranchir, dans différentes gammes et tarifs. De manière générale, les marques suivantes se sont spécialisées dans la mise à disposition de ces machines :

– Neopost
– Satas
– Frama
– Doc up
– Francotyp-Postalia
– Pitney Bowes / Secap

En France, les modèles proposés aux entreprises sont disponibles uniquement en location. De plus, chaque machine doit être impérativement agréée par la Poste avant d’être mise en circulation chez les sociétés.
Il existe trois tailles de machines, dont les capacités correspondent à la consommation / affranchissement de courrier par jour :

tpMAc : pour les envois quotidiens de moins de 30 plis
pMAc : pour les moyennes d’envois quotidiens allant de 30 à 200 plis
MAI : pour les envois quotidiens de plus de 200 plus par jour

Cliquez ici pour télécharger la liste des machines à affranchir agrées par la poste.

Que comporte le contrat de location ?

Au moment de la livraison de la machine, le prestataire rédige et conclut un contrat de location qui le lie aux entreprises clientes sur la base des prestations convenues et des conditions générales qui font partie intégrante du contrat. Le prestataire y liste les éléments dont il est en charge, comme suit :

– L’installation de la machine
– La date de mise en service
– La mise en marche et le contrôle fonctionnement
– La formation de base auprès des principaux utilisateurs chez le client

Le contrat indiquera chacune de ces prestations, la durée de location ainsi que d’autres éléments tels que :

– La mise à disposition ou le prix des cartouches d’encre et des fournitures (à noter qu’il est possible de se ravitailler chez un autre fournisseur pour ces marchandises).
– Le prix de la location mensuelle

De plus, le contrat indique au moyen des conditions générales les modalités de reprise de la machine, de changement (modèle plus avancé), du prix de la location mensuelle et des conditions de maintenance.

De son côté, la Poste ouvrira un compte client aux entreprises qui utilisent la machine à affranchir. Un contrat distinct du fournisseur de la machine sera conclu avec les éléments suivants :

– Le mode de facturation et la périodicité
– Les redevances postales pour l’utilisation de la machine comme support d’impression publicitaire
– Tout autre service convenu, comme la collecte du courrier affranchi le soir directement dans les entreprises.

Maintenance des équipements ; comment ça marche ?

Dans le prix de la location de la machine à affranchir, le coût de la maintenance est déjà inclus et fait partie intégrante du contrat de location. Par maintenance, on parle de la mise à disposition du service technique du concessionnaire en cas de panne ou de problème technique, en plus de la maintenance à distance (télémaintenance). Le contrat stipule les délais d’intervention qui peuvent aller de plusieurs heures à plusieurs jours. Une assistance technique par téléphone peut parfois être suffisante pour débloquer la machine ou pour réparer une panne. On parle de télédiagnostic, une des prestations qui fait également partie du contrat d’entretien.

Facturation – Que faut-il savoir ?

Chaque machine installée dispose d’un système de facturation automatique, qui est géré par la Poste. Pour cette raison, il faut savoir qu’à aucun moment le client ne doit remplir de formulaire ou de décompte. La Poste, qui a conclu un contrat directement avec les entreprises effectue un relevé automatique à distance (télérelevé). En fonction des données reçues via ce relevé, la facture détaillée est établie, avec le nombre et le type d’envois par période concernée, de même que la répartition par centre de coût (selon les profils d’utilisateurs). La facture contient principalement :

Des informations fixes :
– Le montant de la remise qui a été agréé dans le contrat de location
– Le coût des frais de gestion (par exemple pour les tpMAc : 1 € par mois)

Des informations variables :
– Le coût des consommations effectuées le mois précédent
– Le montant de la redevance postale, en cas d’utilisation d’une empreinte publicitaire
– Le montant d’affranchissements consommés durant le mois précédent, par sections (lettres, poids, colis, autres données)

Chaque mois, la facture est envoyée entre le 7 et le 15 du mois pour le mois précédent. Ensuite, les entreprises peuvent payer cette note jusqu’au début du mois qui suit.

Concernant le paiement de la facture, il peut être fait de plusieurs façons, en fonction de l’accord conclu dans le contrat de location. Les entreprises peuvent choisir de procéder à un prélèvement automatique, un virement ou un chèque.

Pour conclure, la machine à affranchir est la solution pour les entreprises de moyenne et grande taille. Toutes apprécieront la rapidité de l’opération et le gain de temps, sans compter la possibilité de se doter d’accessoires très efficaces pour des mailings de grande envergure.

La formule proposée par les fournisseurs est idéale : Sur la base d’un contrat de location et d’un contrat client avec la Poste, tout est géré à distance, y compris les dépannages (Sans enlever la possibilité de bénéficier d’un dépannage technique). Enfin, tout est fait pour permettre à l’entreprise d’optimiser ses coûts et ventiler les différents frais mensuels par centre de coût correspondant, grâce à la facture détaillée produite chaque mois par la Poste.